Kiasma klubin tietosuojaseloste

EU:n tietosuoja-asetus 2016/679
Henkilötietolaki 523/1999

1. Rekisterin nimi

Kiasma-klubin jäsenrekisteri

2. Rekisterinpitäjä

Nimi ja Y-tunnus: Kansallisgalleria, 0800570-2
Osoite: Kaivokatu 2, 00100 Helsinki
Puhelin: vaihe 0294 500 200 (arkisin klo 8-16.15)
Sähköposti: kirjaamo@kansallisgalleria.fi

3. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Nimi: Kansallisgalleria, Maija Luotonen
Osoite: Kaivokatu 2, 00100 Helsinki
Puhelin: vaihe 0294 500 200 (arkisin klo 8-16.15)
Sähköposti: maija.luotonen@kiasma.fi

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn laillinen peruste

Kansallisgallerialle luovutettujen henkilötietojen käsittely perustuu EU:n tietosuojaasetuksen 6 artiklan oikeusperusteisiin ja Henkilötietolakiin (523/1999).

Henkilötietoja säilytetään niin kauan, kuin toiminnallinen yhteys alkuperäiseen käyttötarkoitukseen säilyy. Osaa tiedoista säilytetään niistä annettujen normien mukaisesti.

Lähtökohtana on tietojen säilytysaikojen minimointi niin, että turhia tietoja ei säilytetä. Henkilötietojen käsittely perustuu myös 13.12.2013 annettuun Lakiin Kansallisgalleriasta. Kansallisgalleria on perustettu kulttuuriperinnön vahvistamiseksi ja taiteellisen sivistyksen edistämiseksi (Laki Kansallisgalleriasta 889/2013, 1 §). Sen tehtävänä on huolehtia museon kokoelman ylläpidosta ja kartuttamisesta, harjoittaa näyttelytoimintaa ja muuta taidemuseotoimintaa ja osallistua taidemuseoalan kehittämiseen. Tehtäviään hoitaessaan Kansallisgallerian tulee vahvistaa kuvataiteen yhteiskunnallista vaikuttavuutta (Laki Kansallisgalleriasta 2 §).

Kansallisgallerian museoita ovat Ateneumin Taidemuseo, Nykytaiteen museo Kiasma ja Sinebrychoffin taidemuseo.

Kiasma Klubin jäsenrekisterissä oleva henkilö on täyttänyt osoitteessa kiasma.fi/klubi liittymislomakkeen, johon hän on syöttänyt henkilötietojaan.

Tietojen käsittelyn lainmukaisuus Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU) 2016/679 (yleinen tietosuoja-asetus) 6 artikla 1. kohta:

a) rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa tarkoitusta varten.

5. Rekisterin tietosisältö

  • Etu- ja sukunimi
  • Sähköpostiosoite
  • Asunpaikkakunta (vapaaehtoinen kenttä)
  • Syntymäaika (vapaaehtoinen kenttä)
  • Museokortti (vapaaehtoinen)
  • Kiasmassa käynti (vapaaehtoinen)
  • Kiinnostuksen kohteet (vapaaehtoinen)
  • Käyttäytymisestä johdetut tiedot (mm. avaako henkilö uutiskirjeen)

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot kerätään Kiasman verkkosivustolla olevasta lomakkeesta, johon henkilö ne itse syöttää, sekä uutiskirjeiden lukemisesta.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja ei luovuteta.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet (pääsynhallinta järjestelmään, roolit ja käyttöoikeudet tietoon)

Järjestelmä on teknisesti suojattu ja sitä käytetään suojatulla yhteydellä. Järjestelmä on suojattu käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Rekisteriin/Järjestelmään käyttäjäoikeuksia on rajoitetusti ja järjestelmän pääkäyttäjä hallinnoi käyttäjäoikeuksia.

Suojaus perustuu käyttövaltuushallintaan, tietokantojen ja palvelinten tekniseen suojaukseen, tilojen fyysiseen suojaukseen, kulunvalvontaan, tietoliikenteen suojaukseen ja tietojen varmuuskopiointiin.

10. Tarkastusoikeus (oikeus nähdä omat tiedot)

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa omat henkilötietonsa. Henkilötiedot ovat saatavissa Kansallisgalleriasta sähköisessä muodossa vuodesta 2014 alkaen. Tietojen käyttötarkoituksen olemassaolo tarkistetaan kahden vuoden välein ja tarpeettomat tiedot poistetaan.

Tarkastuspyynnön voi tehdä:

  1. Henkilökohtaisesti Kansallisgallerian museoiden Ateneumin taidemuseon, Nykytaiteen museo Kiasman tai Sinebrychoffin taidemuseon palvelupisteissä erillisellä lomakkeella. Tunnistautumista varten mukana täytyy olla voimassa oleva henkilöllisyystodistus (passi, henkilökortti, ajokortti).
  2. Sähköpostitse tai postitse osoitteeseen kirjaamo@kansallisgalleria.fi. Tunnistautumista varten liitä mukaan kopio voimassa olevasta henkilöllisyystodistuksesta (passi, henkilökortti, ajokortti).

11. Oikeus vaatia tiedon oikaisua tai poistamista

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia itseään koskevan epätarkan tai virheellisen henkilötiedon oikaisemista. Rekisterinpitäjän on tehtävä oikaisu ilman aiheetonta viivytystä.

Rekisteröidyllä on oikeus saada itseään koskeva henkilötieto poistetuksi ilman aiheetonta viivytystä EU:n tietosuoja-asetuksen 17 artiklan mukaisesti.

Vaatimuksen tiedon oikaisemisesta tai poistamisesta voi tehdä:

  1. Henkilökohtaisesti Kansallisgallerian museoiden Ateneumin taidemuseon, Nykytaiteen museo Kiasman tai Sinebrychoffin taidemuseon infopisteissä erillisellä lomakkeella. Tunnistautumista varten mukana täytyy olla voimassa oleva henkilöllisyystodistus (passi, henkilökortti, ajokortti).
  2. Sähköpostitse tai postitse osoitteeseen kirjaamo@kansallisgalleria.fi. Tunnistautumista varten liitä mukaan kopio voimassa olevasta henkilöllisyystodistuksesta (passi, henkilökortti, ajokortti).

12. Tarpeettomien tietojen hävittäminen (ajat ja tavat)

Tietojen käyttötarkoituksen olemassaolo tarkistetaan kahden vuoden välein ja tarpeettomat tiedot poistetaan.

13. Tietosuojakäytänteen julkaisupaikat (rekisteröidyn informointi)

Kansallisgallerian tietosuojalauseke löytyy www.kansallisgalleria.fi -sivuilta.

14. Tietosuoja-asioita koskevat yhteydenotot

Kansallisgalleria
Kirjaamo
Kaivokatu 2
00100 Helsinki
puhelin +358 294 500 999
kirjaamo@kansallisgalleria.fi

15. Oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle

Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojaviranomaisen käsiteltäväksi, jos rekisterinpitäjä kieltäytyy toteuttamasta toimenpiteitä.

Tietosuojavaltuutetun toimisto
avoinna ma-ke klo 9-16
Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
Sähköposti: tietosuoja@om.fi
Puhelin: 029 56 66700
Faksi: 029 56 66735